總幹事(主任)服務規劃
服務規劃內容
總幹事為執行管委會所有決議事宜，及代表管委會協調對內、對外各項事務，負責盡職之總幹事將即是管委會最佳幫手。
- 執行管委會決議事項。
- 現場服務人員之督導及考核。
- 大樓公共災害之預防與管理。
- 擔任服務團隊溝通窗口，執行所有履約事項。
- 落實各項管理辦法及大樓規約條例之執行。
- 代表管委會執行對內、外協調各項公共行政事務。
- 財務管理及各項應收費用催繳。
- 每日之安全、機電、環保…等例行性巡檢。
- 申告及反應事項之彙整、處理、回報。
- 各項年度計劃規劃及執行。
- 臨時交辦事項及現場緊急事件與人員調度處理。
總幹事行政事務
一、基本條件：
- 有服務犧牲及敬業精神。
- 立場公正，明辦是非有排解糾紛能力。
- 對社區結構建材、軟體、設備有深刻了解。
- 對警衛工作有深刻之認知。
- 對清潔工作、用品、機具流程之認知。
- 對其它凡屬公共設備及事務之認知。
- 對用水、供電、消防、監控之認知。
- 能貫徹執行公司之政策及交辦事項。
- 有行政財務管理之認知。
- 對公司要有絕對的忠誠度。
二、工作職掌：
- 統籌社區一切行政及財務。
- 社區管理業務之推行。
- 政令宣導及有關事項之轉達。
- 委員會交辦事項之執行。
- 各項會議（區分所有權人大會）之籌備與計劃。
- 會議記錄、公告之發佈。
- 預算計劃、結算報告及其它管理事項之提出及公告。
- 全體住戶共同庶務應改善興革事項之建議。
- 公共設施維修、保養之提報。
- 協助社區管委會催討管理費。
- 協助住戶處理一般事務。
- 對清潔、警衛、設備維護等人員之管理與督導。
- 突發狀況之處置及連絡。
三、工作項目細則：
(一)基本資料建立：
- 建立全體區分所有權人、全體住戶、承租戶、停車場車位使用人名冊。
- 建立廠商、委員、工作人員、警局、消防隊、等緊急聯絡電話。
(二)文書處理：
- 定期會議之通知及重要議程排定。
- 臨時會議之通知及重要議程排定。
- 會議記錄之公告、發佈。
- 社區庶務之推動及執行。
(三)管理費催繳通知、財務、報表之公告：
- 應收管理費之公告。
- 管理費收繳日報表之公告。
- 管理費未繳明細之公告。
- 存證信函、支付命令之寄發與執行。
- 管委會財務支出及結餘之報表公告。
(四)工作日誌：
- 社區服務日記載。
- 督導表格之填寫。
(五)住戶服務：
- 住戶抱怨之即時處理及拜訪與溝通。
- 協助與鄰居溝通。
- 住戶需求之呈報及改善。
- 突發狀況之處理及連絡。
(六)公共設施：
- 機電維修聯絡與回報。
- 系統故障時之聯絡廠商維修。
- 消防設備巡視與故障時之聯絡廠商維修。
- 公共景觀設備之維護保養。
(七)警衛督導：
- 訪客登記簿之閱核。
- 警勤記錄簿之閱核。
- 住戶服務內容登記簿之閱核。
- 安全警衛巡邏登記簿之閱核。
- 掛號郵件登記簿之閱核。
- 值勤據點巡視。
- 警衛人員裝備之審核。
- 警衛人員行為糾正及鼓勵。
- 卡鐘記錄審核及收檔。
(八)清潔督導：
- 依社區派駐之人力及整體環境考量，訂定清潔表。
- 清潔人員依照清潔表之工作時間及範圍一一打掃。
- 針對清潔表逐項查核，確認工作後之成效。
- 清潔人員工作態度之糾正及鼓勵。
- 日報表之閱核。
(九)機電督導：
- 報表閱核。
- 換修閱核。
- 定期保養查核。
(十)回報：
- 每月工作改善方案提報。
- 重大事項之回報。
- 客戶抱怨處理單之回報。
- 社區公共維修工程之進度回報。